Steeds meer bedrijven nemen hun kantoorinrichting onder de loep.

Wij spraken over de laatste tendenzen met Ariane Van Cappellen van Buroconcept.

–

Wim: Goedemiddag, Ariane en welkom in onze podcast. Zou je jezelf eens willen voorstellen aan de kijkers?

Ariane: Ik ben Ariane Van Capellen. Ik ben interieurarchitect en projectmanager van kantoorinrichtingen en ik doe dat al gedurende 30 jaar, waarvan al 15 jaar voor Buroconcept.

Wim: Hoe gaat zo’n opdracht nu precies in zijn werk? Spreken we over een samenwerking met de klant voor kantoorinrichting of krijgen jullie volledig carte blanche?

Ariane: Carte blanche krijgen we zelden en dat willen we eigenlijk ook helemaal niet. We willen graag een samenwerking aangaan met de klant om zijn noden en behoeften te begrijpen, om doelgericht voor hem een kantoor te maken dat volledig beantwoordt aan wat hij zoekt.

Wim: Hoe gaat zo’n eerste gesprek in zijn werk? Wat bereiden jullie voor op zo’n meeting met de klant?

Ariane: Wanneer we een nieuwe prospect benaderen is ons hoofddoel luisteren, luisteren naar wat hij te vertellen heeft, luisteren naar wat zijn behoeften gaan zijn. Wat wil hij? Dan gaan we kijken: Hoe kunnen we daarop inspelen en hoe kunnen we onze toegevoegde waarde brengen?

Wim: Waar zijn bedrijven vandaag naar op zoek? Waar is de klant vandaag naar op zoek?

Ariane: We voelen heel duidelijk dat een werkgever streeft naar het geluk van werknemers. Bedrijven trekken jonge mensen aan, jonge nieuwe werknemers aan. Die krijgen een opleiding. Ze zien die niet graag vertrekken. Uit een onderzoek is gebleken dat een reden om in een bedrijf te blijven, de werkomgeving is. Het is niet meer zo dat het loon en wagen op nummer één staan. Die werkomgeving is ook heel belangrijk. Dus ja, het geluk van een werknemer is heel belangrijk voor een werkgever, net zoals beweging, gezondheid. Dat zijn allemaal punten die zij willen aanbieden aan hun werknemers.

Wim: Waar zouden bedrijven vandaag de dag meer aandacht aan moeten besteden?

Ariane: In onze eerste gesprekken met de ceo’s, nemen zij heel gemakkelijk woorden zoals het hybride werken als woorden in de mond, maar we merken dat ze niet echt goed weten wat de betekenis daarvan is. Als wij inrichtingen doen zouden we echt wel aanraden om een change manager aan boord te nemen. Die kan uitleggen aan de medewerkers hoe dat juist functioneert. Hoe je dat op een juiste manier kan gebruiken en hoe je die succesvol kan reasiseren.

Wim: Oké. Vandaag de dag werken medewerkers twee of drie dagen van thuis. Ze komen naar het werk op dinsdag en donderdag, of maandag, woensdag en vrijdag. Hoe gaan jullie met die bezettingsgraad om?

Ariane: Onze inrichtingen zijn hybride inrichten. Dat wil zeggen dat er verschillende types werkplekken uitgewerkt zijn. Zo hebben we kleinere vergaderzalen, grotere vergaderzalen, one-to-ones, one-to-fews, bubbels, telefooncellen. Dat is allemaal aanwezig op een kantoor. Voor corona was de bezettingsgraad altijd 0,8. Waarom 0,8? Mensen zijn ziek, met verlof, op verplaatsing. Nu bij onze nieuwe inrichtingen, coronaproof inrichtingen, het nieuwe werken anno 2023, rekenen wij een ratio van 0,5 à 0,6, maar die ratio wordt enkel berekend op de flexwerkplekken. Wij nemen de vergaderzalen, de one-to-fuse bubbels nooit in beschouwing. Als iedereen naar kantoor komt, zitten we zeker aan een ratio van 0,8 en iedereen heeft een werkplek. Daar proberen we dus wel een beetje op te mikken.

Wim: Dat heeft een grote impact op de verhuur. Initieel heeft een bedrijf 800 vierkante meter. Ze kijken naar een nieuwe kantoorruimte, ze willen een nieuwe kantoorinrichting. Ze gaan eigenlijk voor hetzelfde gebruik evenveel of minder vierkante meters nodig hebben?

Ariane: We merken de laatste tijd dat het niet mogelijk is om enorm veel vierkante meters te verminderen, omdat er juist die andere mogelijkheden worden gerealiseerd blijven we min of meer rond dezelfde vierkante meters draaien.

Wim: Oké, dat is een belangrijk antwoord, omdat we vaak vanuit de huurderskant voelen dat ze denken te kunnen besparen door wat er zich vandaag beleeft met het hybride denken. Maar in realiteit zit er voor hen op dat vlak geen besparing in.

Ariane: Nee, en nu zeker niet met de stijgende energieprijzen. We hebben eerst de coronacrisis achter de rug, en nu stijgen de energieprijzen. Als gevolg hiervan kiezen werknemers er echt voor om terug meer naar kantoor te komen. Los daarvan merken wij heel duidelijk dat werknemers terug graag naar kantoor komen.

Wim: Kan u enkele wat tips en tricks meegeven om de ruimte optimaal te benutten?

Ariane: Cafétariaruimte, maak daar een echte ontmoetingsruimte van, die daarnaast ook als vergaderruimte of overlegruimte gebruikt wordt. Dan heb je al een heel grote oppervlakte die niet enkel tijdens de middaguren wordt gebruikt, maar dat die vierkante meters echt wel gebruit worden. Wat wij ook heel veel doen is in verloren hoeken of doorgangsruimtes telefooncellen te plaatsen of kleine one-to-ones, maar niet waar het akoestisch gesloten moet zijn. We stappen ook af van het klassieke inplantingsplan patroon, waar we een gang hebben en ruimtes die aansluiten op die gang. Nee, wij maken ruimtes waar je doorheen wandelt. Het onthaal, integreer dat meer in je totale oppervlakte. Maak geen aparte zone waar iemand volledig afgescheiden is van zijn collega’s.

Wim: Soms heb je situaties waarin collega’s luidruchtig zijn, telefoontjes plegen terwijl andere mensen zich moeten concentreren. Hoe vermijd je de ergernissen van werknemers in zulke situaties?

Ariane: Het hybride werken is daar natuurlijk een oplossing voor. Moet je bellen, dan verlaat je de open ruimte en ga je naar een belcel. We houden er ook wel rekening mee: In een organisatie heb je dikwijls te maken met callcenters. Die krijgen bij ons een vaste werkplek. Daar gaan we dan zorgen dat de omgeving meer akoestisch behandeld is. Die mensen werken op een vaste werkplek en die moeten niet tussen andere mensen gaan zitten, want dan creëer je inderdaad die ergernissen. Er zijn ook andere afdelingen, zoals HR en finance die we een beetje uit de middenzone halen, omdat die met heel touchy informatie omgaan. Dat moet niet voor ieders ogen of oren blootgesteld worden.

Wim: Dat is ook niet jullie taak uiteindelijk he. Jullie taak is kantoorinrichting, maar het is de facility manager uiteraard die ervoor moet zorgen dat er intern afspraken gemaakt worden met betrekking tot die zaken.

Ariane: Vandaar een heel goede opvoeding voor het gebruik van die hybride werkkantoren.

Wim: We hebben vooral gemerkt dat bedrijven heel erg creatief omgaan met het gebruik van bureaustoelen. Je hebt de zitballen, je hebt bureaus die in de hoogte verstelbaar zijn zodat je ook aan het bureau kunt staan. Is dat iets waar de klant om vraagt? Staat dat niet haaks tegenover het hybride werken dat er wordt vooropgesteld?

Ariane: Er wordt inderdaad gevraagd daar verschillende zitmogelijkheden, maar het spreekt voor zich dat de tools die de werknemer rondom hem heeft, dat die kan worden aangepast naar zijn persoonlijke noden. Daarnaast is er inderdaad vraag naar zit-sta burelen, die we al jaren toepassen in de kantoren. Maar daar zien we bijvoorbeeld in de praktijk dat de werknemers daar eigenlijk minder gebruik van maken. Ze zitten nog altijd liever op een stoel dan dat ze staan. Het zijn de mensen met rugproblemen die de zit-sta gebruiken. Hybride werken is eigenlijk je verplaatsen naargelang het type werk dat je op dat moment gaat doen, het activity based werken. Het maakt eigenlijk niet uit of hij staat of zit. Je kunt het echt op allerlei manieren invullen.

Wim: En fitnessruimte, hoe gaan jullie dat integreren in de kantoren? Is daar in elk bedrijf evenveel vraag naar?

Ariane: Er is vraag naar in de grotere kantoren. Kleinere kantoren gaan eerder extern analyseren. Voor grote kantoren, doen wij regelmatig een kantoorinrichting met fitnessruimte.

Wim: Met fitnessruimte die je kunt combineren met vergaderruimte.

Ariane: Dat is minder eigenlijk. Ja, het klopt dat we de fitnessruimte meer apart gaan doen, waar ook danslessen gegeven worden. Dat zijn meer grotere kantoren.

Wim: Als we gaan kijken naar de kantoren en de vergaderzalen, naar de ratio’s die jullie daar gebruiken… Vroeger was dat klassiek 90/10 of 80/20. Is dat vandaag nog altijd het geval?

Ariane: Nee, het feit dat er in het flex werken zoveel verschillende types ruimte gecreëerd worden, maakt dat iemand die een flexwerkplek heeft zich verplaatst naar die andere ruimte Dat betekent dat we van die ruimte eigenlijk meer ruimtes nodig hebben en dan zitten we meer half-half ratio.

Wim: Dat is een hele beweging, en vooral technisch bijzonder moeilijk voor een ontwikkelaar, omdat hij heel zijn HVAC systeem naargelang gaat moeten aanpassen. Dat is een hele discussie dan technisch tussen inrichters en ontwikkelaars of eigenaars tout court. Meer vergaderzaal wil zeggen meer volk op een kleine ruimte, ook meer ventilatie. Wordt dat vanaf het begin meegenomen of trachten jullie daarnaar?

Ariane: Tuurlijk, als we mee in de opbouw van het gebouw zitten, dan wordt daar rekening mee gehouden. Is het een bestaand gebouw? De meeste kantoorruimtes zijn nog altijd voor open ruimte ingericht. Het is dus heel belangrijk om heel vroeg mee in het project opgenomen te zijn.

Wim: En de stijlen die jullie hanteren, is dat iets eigentijds, is dat algemeen of zijn er heel specifieke zaken die jullie mogen doen?

Ariane: Voor het ogenblik is in de kantoorwereld de feeling at home stijl heel gangbaar. Voor de ontmoetingsruimte is dat dan meer café, bar inrichtingen, maar dat kan je in alle stijlen inrichten. Je moet daarvoor niet vastgepind zijn in een modern interieur of in een cottage interieur. Dat kan even goed vintage zijn. In al die stijlen kun je die bepaalde dingen weldegelijk toepassen.

Wim: De materiaalkeuze wordt daardoor wel beïnvloed natuurlijk.

Ariane: Ja, en ook natuurlijk het budget van de klant maakt met welke materialen we gaan kunnen werken. Ons kantoor is nogal een tijdloos kantoor. We houden nogal van een tijdloze kantoorinrichting, maar dat is geen verplichting, want het schept ook werk, als het niet zo tijdloos is. En als het om materiaalkeuze gaat, zijn het de natuurlijke, nobele materialen waar we graag mee werken, maar ook weer afhankelijk van het budget.

Wim: Waarom zou ik er als huurder voor kiezen om mijn kantoorinrichting uit handen te geven aan Buroconcept? Waarom zou ik het zelf niet doen?

Ariane: Omdat we onze kennis, onze ervaring en onze creativiteit ten diensten van de klant stellen en omdat we ook van buitenaf naar de organisatie kijken, anticiperen. Ik ben er 100% van overtuigd dat het succes van de organisatie van de klant mede bepaald wordt door een goede begeleiding.

Wim: Oké, dat was heel duidelijk. Dank je wel, Ariane voor dit interview.