Michael Goldberg, Managing Director bij Phicap is expert wat betreft de inhoud en het kostenplaatje van de gemeenschappelijke lasten op kantoor.

Wij nodigden hem uit voor een interview.

–

Wim: Welkom in onze podcast. Mag ik je vragen jezelf voor te stellen?

Michael: Ik ben Michael Goldberg. Ik ben de oprichter en bestuurder van Phicap Groep. Phicap groep is een dienstverleningsmaatschappij. We zijn een one-stop-shop en we verlenen diensten op alle vlakken van vastgoed: property, project en capital management.

Wim: Voor veel mensen zijn de servicekosten binnen een gebouw onduidelijk. Worden deze opgelijst in de huurovereenkomst?

Michael: Er wordt een niet-limitatieve lijst opgenomen in de huurovereenkomst. Klassiek gezien zijn er dus lasten zoals het poetsen van de gemeenschappelijke delen, het beheer van het HVAC-systeem, dus heating, ventilation, airconditioning en andere lasten, maar ieder gebouw heeft zijn specifieke kenmerken en daarom kunnen we niet alles oplijsten. Een gebouw met heel wat groen rondom zal bijvoorbeeld onderhoud hebben van de externe gedeeltes hebben. Een ander gebouw zal dat niet hebben. We kunnen niet alles oplijsten en daarom is er een niet-limitatieve lijst.

Wim: Zijn de gemeenschappelijke kosten van een kantoor ook wettelijk bepaald?

Michael: Als er sprake is van een kantoorgebouw in volle eigendom, dus geen mede-eigendom, dan volgen we het gemeen recht. Nu, er is geen volledige oplijsting van de lasten. Er zijn wel de principes bepaald. De oplijsting is meer een marktpraktijk.

Wim: Is er een minimum of maximum bedrag dat de verhuurder mag vragen voor de gemeenschappelijke lasten?

Michael: Er is wettelijk geen minimum of maximum, er is weer een marktpraktijk hier. We weten ongeveer hoeveel de lasten zijn. Bijvoorbeeld in een oud gebouw, waar geen conciërge en geen complex HVAC-systeem is, zitten we bijvoorbeeld tussen de 20 en 30 euro per vierkante meter ongeveer. In een oud gebouw met een receptie én een complex HVAC-systeem komen we rond de 50 of 60 euro per vierkante meter uit. Voor nieuwe gebouwen kunnen we tussen de 40 en 60 rekenen. Er is dus meer een marktpraktijk. Wat belangrijk is, is dat het werk dat de manager doet. Doet hij zijn job goed? Dan wordt het gebouw competitiever op de markt. De huurder betaalt uiteindelijk minder kosten. De kosten zijn voor hem de huur plus de lasten.

Wim: Kunnen de huurder en de verhuurder een plafond afspreken, een percentage op een bedrag of is dat iets wat u als beheerder zou afraden?

Michael: Ik zou dat afraden. Het is in feite een back-to-back. Als ineens de lasten omhoog schieten, bijvoorbeeld de energiekosten die we vandaag kennen, als de verhuurder een plafond heeft aangegeven aan de verhuurder, zal hij het verschil moeten opnemen. Verhuurders proberen dat wel in de negotiaties, maar doe dat zeker niet.

Wim: Een onderhandeling zou dus kunnen zijn dat je als verhuurder tot een akkoord komt met de verhuurder voor een plafond met betrekking tot de lasten, de onderhoudscontracten, die eigenlijk in de tijd relatief vastliggen. Los van de indexatie zou je het plafond kunnen laten vallen voor de nutsvoorzieningen bijvoorbeeld.

Michael: Dat is een mogelijkheid. Dat zou ik de huurder niet aanraden. Het is een negotiatie. Wil hij deze huurder absoluut in zijn gebouw? Misschien moet hij iets toegeven, maar ik zou het afraden voor de verhuurder.

Wim: Hoe worden de gemeenschappelijke lasten berekend in een gebouw? Is dat in functie van de grootte van een kantoor? Is dat in functie van de huurprijs die ze betalen of zijn er andere manieren om een afweging van die lasten te gaan doorrekenen naar de huurders?

Michael: Dat is een goede vraag, Wim. Een kantoorgebouw is onderverdeeld in huurbare, privatieve ruimtes. Iedere ruimte heeft een zekere oppervlakte en worden quotiteiten aan gegeven. De quotiteit is afhankelijk van de grootte van de ruimte, maar kan ook in functie zijn van de aantrekkelijkheid van de ruimte. Een top floor van 500 vierkante meter kan misschien iets meer quotiteit hebben dan een gelijkvloers of een eerste verdieping van 500 vierkante meter. De lasten zijn in feite een opsomming van alle kosten van het gebouw, onderverdeeld in quotiteiten.

Wim: Dien ik als huurder van een gelijkvloerse verdieping van een kantoorgebouw evenveel lasten te betalen als een huurder op een hogere verdieping? Ik denk aan liften, terrassen en dergelijke.

Michael: Het is altijd een discussie. Het kan een discussie zijn. Als een kandidaat huurder interesse toont in een gelijkvloers kantoor zal hij dat misschien vraen. Als we over een volle eigendom spreken is daar geen specifieke regel voor. Het is marktpraktijk. Hij moet zijn deel voor de liften betalen. Waarom? Een lift in een gebouw, een receptie in een gebouw, een tuinaanleg geeft een zekere cachet aan het gebouw. Voor een gelijkvloers huurder zal dit een meerwaarde zijn.

Wim: Oké. Moet ik betalen voor gemeenschappelijke lasten? Kan ik tegen de verhuurder zeggen dat ik niet akkoord ben met het betalen van gemeenschappelijke lasten voor het onderhoud? Kan ik het onderhoud niet zelf doen?

Michael: Dat wordt gespecifieerd in het huurcontract met betrekking tot het gemeen recht. Je kan niet zomaar zeggen: “Ik zal het doen”. In het huurcontract staat dat er een beheerder is die de gemeenschappelijke ruimtes gaat beheren en dus ook alle leveranciers. Nu kun je als huurder natuurlijk zeggen: “Kijk, ik ben niet akkoord met die last,” maar je moet een reden hebben om niet akkoord te gaan. Je kan niet gewoon zeggen: Ik wil niet dat er gepoetst wordt in het gebouw. Is er eenzelfde huurder in het gebouw, dan kan het zijn dat het beheer naar hen wordt geschoven. In dat geval zal de huurder zelf de leveranciers aanstellen voor de ‘gemeenschappelijke delen’. Dan zal de verhuurder obligaties nodig hebben dat de huurder dat effectief doet, want de verhuurder wil niet dat een pand na 10 jaar niet meer fris is.

Wim: Dan spreek je voornamelijk over privatieve installaties, waar wettelijke controles op worden uitgevoerd?

Michael: Nee, ik spreek over de gemeenscchappelijke delen van het gebouw, maar omdat hij de enige huurder in het gebouw is, staat er in het huurcontract dat de huurder bekwame leveranciers kan bepalen.

Wim: In de overeenkomst staat dus duidelijk welke zaken behoren tot de gemeenschappelijke delen en wat de huurder dient te betalen. Welke kosten mag de verhuurder niet doorrekenen aan de huurder?

Michael: We onderscheiden OPEX en CAPEX. OPEX, de Operating Expenditures, CAPEX, de Capital Expenditures. De OPEX zijn de gemeenschappelijke lasten, zoals we hebben besproken, zoals het poetsen van de gemeenschappelijke ruimtes etcetera. Die worden dus wel doorverrekend. CAPEX zijn de investeringswerken in het gebouw. Ik geef een voorbeeld. Zijn er defecte lampen in de gemeenschappelijke ruimtes? De verandering van die lampen is OPEX. Dat wordt doorgerekend naar de huurders. Moet het hele systeem veranderd worden? Dan is het een investering en moet de eigenaar betalen.

Wim: Er wordt dus een lijn getrokken wat betreft het onderhoud en de kleine herstellingen, zoals het vervangen van lampen en alle grote herstellingen of vervangingen van toestellen zijn ten lasten van de verhuurder.

Michael: Inderdaad. Het zijn herstellingen, vervangingen of verbeteringen. Je kan bijvoorbeeld de inkomhal volledig herinrichten. Dat geeft meerwaarde aan het gebouw en dat is een investering van de eigenaar.

Wim: Dan spreek je van een renovatie en niet meer van een onderhoud. Hoe gaat de betaling van de gemeenschappelijke lasten in zijn werk? Is dat per maand, per kwartaal?

Michael: Er is hier dus geen wet over hoe het zou moeten werken. Het is meer een marktpraktijk en er wordt gekeken naar het verleden. Meestal, in de kantoorwereld, zijn dat kwartale provisies en kwartaalafrekeningen. Een kleinere huurder kan niet op voorhand een kwartaal huurprijs betalen, dus daar zal men misschien werken met maandelijkse provisies en kwartaalafrekeningen. Men kan ook werken met een startkapitaal dat de nieuwe huurder betaalt, bijvoorbeeld vier maanden op voorhand. Dat zien men als werkkapitaal. Dan is er per kwartaal een afrekening van de reële lasten.

Wim: Dat was mijn volgende vraag: Wanneer komt er dan een afrekening? U zegt dat er per kwartaal, per zes maanden, per jaar een afrekening kan gemaakt worden en de provisies zijn maandelijks of per kwartaal. Dan gaat de huurder eigenlijk drie maanden voor de factuur binnenkomt voorfinancieren of een budget ter beschikking stellen voor de beheerder voor het onderhoud en de gemeenschappelijke lasten van het gebouw.

Michael: Inderdaad, het belangrijkste dat u nu zegt is de. voorfinanciering. De derdenrekening kan niet negatief gaan. De beheerder kan zelf geen geld in het gebouw steken. Als er dus geen geld meer is, kan het gebouw niet goed werken. Dus we moeten het geld op voorhand hebben en natuurlijk als er veel lege ruimtes zijn moet de eigenaar moet bijbetalen. De beheerder gaat niet betalen.

Wim: Hoe zou een verhuurder moeten omgaan met flexcorners met betrekking tot beheer en lasten?

Michael: De huurders krijgen een factuur, maandelijks of per kwartaal. Dat is afhankelijk van wat er in het contract staat. De huurder betaalt alles all-in. Dan gaat de beheerder met een deel van het geld de leveranciers betalen, maar een gebeurt geen afrekening. Het is meer een oefening tussen de beheerder en de verhuurder ter controle.

Wim: Zou u ons als verhurende partij afraden om een cap te voorzien in de gemeenschappelijke lasten? In de flexformule zitten we eigenlijk in dezelfde situatie, maar met het verschil dat een deel van de huur gaat inkrimpen voor de eigenar. Daar zit je met een flexibele huur, waarbij de lasten zijn wat ze zijn.

Michael: Inderdaad, maar in dat scenario wordt er een veiligheid genomen op het bedrag dat wij vragen. Met die zekerheid kunnen we het evenwicht bewaren, moesten de kosten hoger uitkomen.

Wim: Michael, welke tip zou je nog graag willen meegeven?

Michael: Ik zou misschien een tip willen meegeven met de huurders. Bent u een kandidaat huurder in een gebouw? Dan zou ik zeker aanraden om de lasten van de voorbije periodes op te vragen, om niet voor verrassingen te komen staan, om het budget te kunnen zien. Ben je een huurder in een gebouw en krijg je een afrekening? Ga zeker door de afrekening en stel vragen. De beheerder is aanwezig om vragen te beantwoorden.

Wim: Dank je wel, Michael voor uw tijd en voor dit interview.

Michael: Bedankt, Wim voor de gelegenheid om een paar antwoorden te kunnen geven aan de kijkers.