Proficiat, je hebt een nieuwe stek gevonden voor jouw bedrijf! Nu nog de verhuis van je kantoor doorstaan zonder al te veel stress of operationele impact. Wij helpen je graag op weg met een aantal praktische tips die een vlotte kantoorverhuis verzekeren.

Plan de datum van je kantoorverhuis

Zoals bij elke kantoorverhuis, is het belangrijk om een moment vast te leggen waarop je de volledige klus geklaard wil hebben. Wees daarbij realistisch en hou rekening met eventuele opfrissingswerken en met de opzegtermijn van je huidige huurovereenkomst. Onze tip? Verhuis op vrijdag of tijdens het weekend zodat je bedrijfsprocessen en medewerkers er zo weinig mogelijk hinder van ondervinden. Vergeet ook je personeel niet op de hoogte te brengen eens je een datum geprikt hebt.

Inventariseer en stel een coördinator aan

De verhuis van je kantoor is een goed moment om grote kuis te houden in je inventaris. Zitten je kasten vol documenten of prullaria die je eigenlijk niet meer nodig hebt? Breng ze dan op voorhand naar het containerpark of verkoop spullen met waarde zodat je ze niet hoeft mee te loodsen naar je nieuwe locatie. Hoe minder werk je de verhuisfirma geeft, hoe lager de factuur tenslotte zal zijn.

Maak daarna een overzicht van alles wat je wel wil meeverhuizen. Stel indien mogelijk een coördinator aan, die alle meubilair en materiaal per categorie kan opdelen en een plan kan maken voor wat waar zal komen in het nieuwe gebouw. Een goede voorbereiding is het halve werk: da’s hier echt wel de gouden regel!

Informeer je telecomoperator

Zorg ervoor dat je telecom op punt staat zodra je aan de slag gaat in je nieuw kantoor. Maak op voorhand een afspraak met je provider om je internet- en telefoonaansluiting in orde te brengen.

Inpakken en labelen

Stop alle gerief dat niet dagelijks gebruikt wordt al een aantal dagen voor je kantoorverhuis in dozen en plak er een label op. Vraag daarnaast aan je medewerkers om persoonlijke spullen zelf op te bergen tijdens hun laatste werkdag voor de verhuis zodat die nadien vlot toegewezen kunnen worden.

Wat je zeker niet mag onderschatten is hoeveel dozen je nodig hebt om je volledige inboedel van punt A naar punt B te krijgen. Je koopt of huurt er beter te veel dan te weinig, want het zou jammer zijn dat je niet alles in één transportbeweging gedaan krijgt omdat je over onvoldoende opbergmogelijkheden beschikt.

Uitbesteden = stress vermeden

Wellicht het meest nuttige advies dat we kunnen meegeven is dit: schakel een verhuisfirma in. Die zal de verhuis van je kantoor een pak efficiënter laten verlopen en je onnodige kopzorgen besparen. Professionele verhuizers weten bovendien hoe om te gaan met delicate goederen zoals computers en beschikken over de fysieke krachtom met zware bureaus en ladekasten te sjouwen. Vergelijk de prijzen van bedrijven in de buurt en leg tijdig een afspraak vast met de gekozen partner. Onze ervaring leert namelijk dat de planning van een verhuisfirma áltijd vol zit.

Tijd voor IT

Eens iedereen gearriveerd is, voorziet het IT-team best voldoende tijd om alle hardware opnieuw te installerenen te testen of alles goed werkt: servers, computers, schermen, toetsenborden… Met elk bureau startklaar te maken ben je wel even zoet. Zorg daarom dat los IT-materiaal per persoon goed bijgehouden wordt tijdens het inpakken.

Administratie en communicatie

Ben je helemaal geïnstalleerd? Top! Nu rest je alleen nog het administratieve gedeelte. Meld je nieuwe adres bij je bank, de Kamer van Koophandel en de belastingdienst, wijzig je energiecontracten én communiceer duidelijk naar je klanten dat ze voortaan welkom zijn op je kersvers kantoor.

Nog op zoek naar de perfecte stek om jouw bedrijf in onder te brengen? Ontdek hier ons uitgebreid huuraanbod aan kantoren in Antwerpen en Brussel!